Règlement intérieur
Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association Groupe de Réflexion et d’Action pour une Haïti Nouvelle (GRAHN-Suisse), dont l'objet est l’édification d’une Haïti nouvelle, plus égalitaire, fondée sur le droit, la notion du bien commun, le partage, la solidarité, l’éducation, le respect des droits humains et de l’environnement. Une société dans laquelle les besoins de chaque citoyen sont satisfaits, mais dans laquelle aussi, chaque citoyen participe activement à l’épanouissement de cette société.
Il sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent.
L’égalité entre femme et homme est une valeur fondamentale de notre association. Les titres et postes décrits dans les statuts et dans le présent règlement s’appliquent tant aux femmes qu’aux hommes.
Ce présent règlement intérieur entre en vigueur le 26 janvier 2020 et n’a aucun effet rétroactif.
Le présent règlement reste en vigueur jusqu’à la votation d’un nouveau règlement.
Titre I : MembresArticle 1 – CompositionArticle 2 – CotisationArticle 3 – Admission de nouveaux membres Article 4 – Exclusion Article 5 – Démission, décès, disparitionTitre II : Fonctionnement de l'associationArticle 6 – Le comité Article 7 – Élection des membres du comitéArticle 8 – Assemblée généraleArticle 9 – Réunion du comitéArticle 10 – Vacances ou missions lacunairesTitre III : Dispositions diversesArticle 11 – Modification du règlement intérieur Article 12 – Droit de propriété Article 13 – Représentation Article 14 – Budget Article 15 – Non-divulgation du fichierTitre I : Membres
Article 1 – Composition
L'association GRAHN-Suisse est composée des membres suivants :
Membres réguliers : Toutes personnes physiques ou morales dont la demande d’adhésion a été formellement approuvée par le comité de GRAHN-Suisse qui participent annuellement à la vie active de GRAHN-Suisse dans toutes ses manifestations et qui paient sa cotisation annuelle. Ce statut lui confère le droit de vote et d’éligibilité sous réserve de conditions spéciales prévues par les statuts de GRAHN-Suisse.
Membres bienfaiteurs : personnes physiques ou morales qui apportent un soutien technique, financier (donateur), logistique ou immatériel. Ce titre confère une voix consultative, mais aucun droit de vote.
Membres d’honneur : personnes extérieures à l’association apportant une notoriété morale ou médiatique à celle-ci. Ces personnes ne sont pas tenues de payer la cotisation annuelle. Ce titre décerné par le comité de GRAHN-Suisse confère à celles et ceux qui l’ont obtenu le droit de participer à l’assemblée générale avec voix consultative.
Membres institutionnels : personnes extérieures à l’association apportant une notoriété morale ou médiatique à celle-ci. Ce titre décerné par le comité de GRAHN-Suisse confère à celles et ceux qui l’ont obtenu le droit de participer à l’assemblée générale avec voix consultative.
Les candidats à l’adhésion ne sont pas membres de l’association. Par conséquent, ils ne bénéficient d’aucun droit de vote ni d’éligibilité.
Article 2 – Cotisation
Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation (sauf s'ils en décident autrement de leur propre volonté).
Les membres réguliers doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l’Assemblée générale sur proposition du comité.
Le montant de la cotisation annuelle pour les membres adhérents est fixé à CHF 100 pour les personnes physiques et à CHF 500 pour les personnes morales. La cotisation annuelle ne peut être inférieure en aucun cas à l’équivalent de 100 dollars canadiens représentant la cotisation annuelle de GRAHN-Monde.
En cas de forte variation du taux de change entre le franc suisse et le dollar canadien, le comité peut réévaluer le montant en francs suisses pour retrouver au moins l’équivalent de 100 dollars canadiens.
Le versement de la cotisation doit être établi par l’un des moyens suivants :
Virement bancaire sur le compte de l’association
Bulletin de versement
Chèque à l'ordre de l'association
En espèce au trésorier ou au président qui doit délivrer tout de suite une quittance écrite.
Une fois la cotisation annuelle versée, le comité délivre au membre un certificat de droit de vote valable pour l’année civile en cours.
Le versement de la cotisation annuelle doit être effectué au plus tard 30 jours après sa notification. Passé ce délai, le comité peut appliquer une surtaxe de 10 CHF par mois de retard.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de refus, de demande d’adhésion, de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.
Article 3 – Admission de nouveaux membres
L'association GRAHN-Suisse peut à tout moment accueillir des personnes physiques ou morales comme nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante :
Remplir le formulaire d’adhésion.
Payer la cotisation annuelle s’il y a lieu.
Pour les personnes physiques, déclarer sous serment, d’une part, n’avoir jamais été condamnées à des peines afflictives ou infamantes et, d’autre part, ne pas faire l’objet d’aucune poursuite pour dettes et faillite ou d’acte de défaut de biens.
Le comité peut réclamer au candidat une attestation de non-poursuite et/ou un extrait du casier judiciaire.
Après trente jours de réflexion et d’analyse, le comité accepte ou rejette expressément et en dernier recours la demande d’adhésion d’un nouveau membre. Aucun droit de vote et d’éligibilité n’est accordé au candidat pendant cette période de réflexion et d’analyse.
Article 4 – Exclusion
Selon l'article 9 des statuts de l'association GRAHN-Suisse, seuls les cas de non-participation à l'association pendant un délai de trois ans ou refus du paiement de la cotisation annuelle ou de comportements inadéquat et nuisible à la réputation ou aux intérêts de l’association peuvent déclencher une procédure d'exclusion.
Celle-ci doit être prononcée par écrit par le comité et approuvée par l’Assemblée générale à une majorité simple des membres présents seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée.
Si l'exclusion est prononcée, une option d'appel est autorisée auprès du contrôleur(se) des comptes qui convoque, dans un délai de trente jours, une seconde assemblée générale qui statue en dernier recours sur l’exclusion du membre à travers un vote par bulletin secret.
Article 5 – Démission, décès, disparition
Conformément à l'article 9 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec accusé de réception sa décision au président.
Le membre démissionnaire ne peut en aucun cas prétendre à une restitution de cotisation.
En cas de décès, la qualité de membre s'efface avec la personne.
Titre II : Fonctionnement de l'association
Article 6 – Le comité
Conformément à l'article 12 des statuts de l'association GRAHN-Suisse, le comité est l’organe exécutif de l’association.
Il est élu par l’Assemblée générale pour un mandat de cinq ans renouvelable.
Il est composé d’au moins trois membres et au maximum de huit membres.
Les postes de président(e), vice-président(e), et trésorier(e) doivent être occupés pour que le comité soit effectif.
Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :
Le président conduit les séances du comité et de l’Assemblée générale.
En cas d’égalité durant un vote, la voix du président(e) est prépondérante.
1 — Le président du comité
Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile.
Il exerce le droit d’engager l’association auprès des tiers par la signature collective à deux, soit avec le vice-président, soit avec le trésorier.
Il est responsable de l’ouverture et de la gestion du compte bancaire avec le trésorier (droit de signature collective à deux).
Il ordonne les dépenses et sa signature collective à deux est indispensable pour toutes formalités auprès des tiers.
Il convoque les réunions, l’assemblée générale ordinaire et extraordinaire, tout en proposant l’ordre du jour.
Il exige la collecte des cotisations et fait tenir à jour la liste des membres.
Il prépare et anime les réunions.
Il assure l’accueil et l’information des nouveaux adhérents.
Il conduit la mobilisation et le renforcement de l’association au niveau social, culturel et économique.
Il peut être remplacé par un mandataire ou un membre agissant en vertu d’un mandat spécial.
Il est le garant du bon fonctionnement de l’association :
Relations entre les membres.
Communications avec les relations externes.
Communications aux membres directement ou par le biais du secrétaire.
Il gère et maintient le site internet de l'association avec l’appui des groupes de travail.
Il propose à l’assemblée générale les voies et les moyens pour accroître les ressources de l’association.
Le président peut déléguer pour une courte durée tous ses pouvoirs au vice-président, sauf celui d’engager valablement l’association auprès des tiers par la signature collective du président et du vice-président.
2 — Le vice-président du comité
Il exerce le droit d’engager l’association auprès des tiers par la signature collective à deux avec le président.
Il peut exercer pour une courte durée par délégation formelle du président tous les pouvoirs de ce dernier sauf celui d’engager valablement l’association auprès des tiers par la signature collective du président et du vice-président.
Il peut convoquer une séance spéciale du comité en cas d’incapacité durable du président de plus de trois mois.
Il peut alerter le contrôleur (se) des comptes de tout dysfonctionnement du comité.
3 – Le secrétaire du comité
Il est sous l’autorité du président.
À ce titre, il est chargé de :
Tenir les registres des réunions
Dresser et enregistrer les procès-verbaux des réunions et des rencontres
Assurer le suivi du patrimoine de l’association
Recueillir toutes les améliorations proposées et en faire part à l’AG
Communiquer aux membres les différentes actions et les engagements
Enregistrer les présences aux réunions des membres
Présenter en tout temps, sur demande du président, et à l’assemblée générale, un tableau récapitulatif du statut des membres
Envoyer par courrier les lettres de remerciement selon la liste transmise par le trésorier et validée par le président
Il peut être amené à déléguer certaines tâches sur accord du président.
4 – Le trésorier du comité
Il est chargé de :
Collecter les cotisations, dons, legs et autres ressources financières de l’association
Préparer le projet de budget
Établir le rapport d’exécution du budget
Tenir la comptabilité de l’association et la centralisation des écritures comptables
Tenir les registres de toutes les cotisations
Tenir le registre des dons et legs constatés et inscrits individuellement
Gestion rigoureuse et transparente des comptes
Présenter en tout temps les situations des cotisations non payées
Gérer avec le président le compte bancaire de l’association (droit de signature collective à deux)
Il exerce le droit d’engager l’association auprès des tiers par la signature collective à deux avec le président.
5 – Le conseiller du comité
Il est chargé d’apporter son appui aux membres du comité
En cas de délégation, il peut remplacer l’un ou l’autre membre du comité
Article 7 – Élection des membres du comité
Conformément à l'article 8 des statuts de l'association GRAHN-Suisse, le membre doit remplir les conditions suivantes pour faire partie du comité :
Être membre régulier
Être à jour dans le versement des cotisations annuelles
Présenter une déclaration sur l’honneur à l’Assemblée générale
Même après une élection par l’Assemblée générale, le manquement à l’une ou l’autre de ces conditions cumulatives entraine l’annulation spécifique de l’élection du membre du comité. Dans ce cas, seul le poste vacant est remis au concours et sera complété lors d’une élection partielle.
Article 8 – Assemblée générale
Conformément à l'article 19-2 des statuts de l'association GRAHN-Suisse, l'Assemblée générale se réunit au moins une fois par an sur convocation valable du président (e), du contrôleur (se) des comptes.
Elle peut l’être aussi sur demande écrite d’un cinquième des membres de GRAHN-Suisse déposée préalablement quinze jours auprès du secrétariat.
Seuls les membres adhérents sont autorisés à voter. Le vote des résolutions s'effectue par main levée.
Sur demande du président(e) ou du contrôleur(se) des comptes, le vote s’effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Article 9 – Réunion du comité
Seul le président(e) peut convoquer expressément dans un délai minimum de 24 heures les membres du comité en séance tout en précisant l’ordre du jour. Le président(e) peut donner une procuration au vice-président(e) pour convoquer valablement la séance du comité. Cette séance du comité peut aussi se tenir de manière virtuelle à travers les moyens électroniques (conférence vidéo ou audio). Le président(e) ouvre, conduit et lève la séance du comité.
En l’absence du président(e), le vice président(e) le remplace dans ses fonctions durant la séance du comité. Pour qu’une séance du comité soit valablement tenue, il faut que la moitié de ses membres soit présente, incluant le président(e) ou le vice-président.
Le vote des résolutions s'effectue par main levée.
Sur demande du président(e), le vote s’effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés.
Article 10 – Vacances ou missions lacunaires
En cas d’absence temporaire du président(e), le vice-président(e) le remplace dans les limites fixées par les statuts et le présent règlement intérieur.
En cas d’incapacité durable du président (e) pour plus de 3 mois, le vice-président (e) convoque valablement une séance extraordinaire du comité dont l’ordre du jour est de constater cette incapacité durable du président (e).
Le vote pour statuer de l’incapacité durable du président (e) requiert l’unanimité des membres du comité.
Suite à cette décision, le contrôleur (se) des comptes convoque valablement une Assemblée générale extraordinaire ayant pour ordre du jour d’approuver la constatation de l’incapacité durable de plus de trois mois du président.
Le vote sur la constatation de l’incapacité durable de plus de 3 mois du président(e) requiert une majorité qualifiée des ¾ des membres présents. Une fois la constatation de l’incapacité durable du président approuvée, l’Assemblée générale élit un nouveau président(e) pour terminer le mandat du président(e) déchu et, le cas échéant, compléter les autres postes vacants du comité.
En cas d’incapacité durable de tout autre membre du comité (e) pour plus de 3 mois, le président (e) convoque valablement une séance du comité pour constater cette incapacité durable du membre.
Le vote pour statuer de l’incapacité durable du membre requiert la majorité simple des membres du comité.
Suite à cette décision, le président convoque valablement une Assemblée générale extraordinaire ayant pour ordre du jour d’approuver la constatation de l’incapacité durable de plus de trois mois du membre du comité.
Le vote sur la constatation de l’incapacité durable de plus de trois mois du membre du comité requiert une majorité simple des membres présents. Une fois la constatation de l’incapacité durable du membre du comité approuvée, l’Assemblée générale élit un nouveau membre du comité pour terminer le mandat du membre du comité déchu et, le cas échéant, compléter les autres postes vacants du comité.
En cas d’incapacité durable du contrôleur(se) des comptes pour plus de trois mois, le président(e) convoque valablement une séance du comité pour constater cette incapacité durable du contrôleur(se) des comptes.
Le vote pour statuer de l’incapacité durable du contrôleur(se) des comptes requiert l’unanimité des membres du comité. Suite à cette décision, le président convoque valablement une Assemblée générale extraordinaire ayant pour ordre du jour d’approuver la constatation de l’incapacité durable de plus de trois mois du contrôleur(se) des comptes.
Le vote sur la constatation de l’incapacité durable de plus de trois mois du contrôleur(se) des comptes requiert une majorité qualifiée des ¾ des membres présents. Une fois la constatation de l’incapacité durable du Contrôleur(se) des comptes approuvée, l’Assemblée générale élit un nouveau Contrôleur(se) des comptes pour terminer le mandat du Contrôleur(se) des comptes déchu et, le cas échéant, compléter les autres postes vacants du comité.
Titre III : Dispositions diverses
Article 11 – Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association GRAHN-Suisse est établi par le comité conformément à l'article 23 des statuts.
Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l'association par courrier ou par e-mail sous un délai de 30 jours suivant la date de la modification.
Article 12 – Droit de propriété
Les documents, les bases de données, les codes d’accès, les moyens électroniques, les cartes bancaires et tous les autres moyens et outils nécessaires à la bonne marche de l’association demeurent de la propriété de GRAHN-Suisse.
Le membre de l’association quittant sa fonction doit impérativement rendre soit au président(e) soit au contrôleur(se) des comptes tout élément de l’association en sa possession, notamment les codes d’accès, les moyens de paiement, les documents, les bases de données, etc.
En cas de préjudice et après une mise en demeure, l’association se réserve le droit de poursuivre le membre indélicat auprès de la justice.
Article 13 – Représentation
Tous les membres de l’association peuvent être mandatés pour la représenter pour une durée déterminée et dans un but précis.
Il est obligatoire d’utiliser la carte de visite ou l’adresse postale de l’association comme coordonnées pour la correspondance. Par défaut, l’adresse de l’association est identique à celle du président. Sur proposition du président, le comité peut définir une autre adresse en cas de besoin.
Le délégué doit fournir un rapport écrit au Comité dans un délai de cinq (5) jours ouvrables à compter de la date de sa mission.
Article 14 – Budget
Aucune activité ou projet ne sera mis en œuvre sans l’établissement d’un budget approuvé par le Comité.
Le dépassement d’un budget doit être justifié par le responsable du projet et accepté par le comité.
Article 15 – Non-divulgation du fichier
Dans le but de préserver l’identité des personnes enregistrées dans le fichier de l’association, l’accès à ce dernier est strictement réservé au Comité.
Tout usage externe doit être soumis au Comité qui en décide, mais sans jamais accorder de consultation directe ou de duplication à quiconque.
Fait à Genève, le 26 janvier 2020